8 ข้อแนะนำในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานจากบ้าน

เนื่องด้วยสถานการณ์การระบาดของไวรัส COVID-19 หลายๆ ธุรกิจต่างกำลังมองหาวิธีการทำงานร่วมกันจากทางบ้านที่ให้ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพไม่น้อยไปกว่าการทำงานร่วมกันที่สำนักงาน ซึ่งที่ผ่านมามีลูกค้าหลายรายติดต่อมาหาเราเพื่อขอคำแนะนำในเรื่องนี้ และนี่คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการส่งเสริมการทำงานร่วมกันจากทางไกล

เตรียมความพร้อมของทีมสำหรับการทำงานทางไกล

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมของคุณมีเครื่องมือและกระบวนการที่ถูกต้องก่อนที่คุณจะเปลี่ยนจากการทำงานร่วมกันที่สำนักงานเป็นการทำงานจากที่บ้าน และต่อไปนี้เป็นขั้นตอนพิเศษส่วนหนึ่งที่คุณสามารถทำได้ล่วงหน้า

1. ตั้งชื่อกลุ่มของทีมเพื่อให้ติดต่อกันได้ง่าย รายชื่ออีเมลของสมาชิกทั้งหมดในทีมของคุณช่วยให้ทีมสามารถแชร์ข้อมูลต่างๆ ระหว่างกันได้อย่างรวดเร็ว ส่วนห้องแชทเหมาะสำหรับการสนทนาเป็นกลุ่มแบบระยะยาวและต่อเนื่อง

2. ตรวจสอบการอนุญาตให้แชร์เอกสารสำคัญ เพื่อให้ผู้ที่ทำงานร่วมกันสามารถแก้ไขและแสดงความคิดเห็นได้ตามความต้องการ คุณอาจพิจารณาสร้างไดรฟ์ที่แชร์ซึ่งทีมของคุณสามารถจัดเก็บ ค้นหา และเข้าถึงไฟล์จากอุปกรณ์ใดก็ได้

3. จัดตารางการประชุมไว้ล่วงหน้า ตั้งค่าคำเชิญในปฏิทิน จัดทำวาระการประชุมล่วงหน้า และแนบเอกสารที่เกี่ยวข้องกับคำเชิญ เพื่อให้การประชุมดำเนินไปอย่างราบรื่น ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนคุ้นเคยกับการประชุมทางวิดีโอ 

ช่วยให้ทีมไม่พลาดการติดต่อกันและจัดระบบการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพในแต่ละวัน

เมื่อตั้งค่าทุกอย่างตามคำแนะนำเบื้องต้นและทุกคนในทีมพร้อมที่จะทำงานจากที่บ้านแล้ว อีกสิ่งหนึ่งที่สำคัญคือการกำหนดรูปแบบในการทำงานให้เป็นไปในทิศทางเดียวกัน และนี่คือเคล็ดลับที่อาจเป็นประโยชน์สำหรับคุณ

4.  จัดประชุมประจำวัน เพื่อไม่ให้พลาดการติดต่อกับเพื่อนร่วมงานของคุณ การทำงานที่บ้านอาจทำให้บางคนรู้สึกโดดเดี่ยว การประชุมทางวิดีโอเป็นอีกหนึ่งวิธีที่ยอดเยี่ยมที่จะทำให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการทำงาน พยายามออกหน้ากล้องบ้างตามความเหมาะสม นำเสนอเนื้อหาที่เกี่ยวข้อง และถามคำถามเพื่อจุดประกายการสนทนา ในกรณีที่สมาชิกในทีมอยู่ในเขตพื้นที่เวลาต่างกันจนทำให้ไม่สามารถเข้าร่วมประชุมได้ ให้บันทึกการประชุมไว้ แต่ต้องให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนไม่รู้สึกอึดอัดที่ถูกบันทึกในวิดีโอ

5. แชร์เป้าหมายในการทำงานและอัปเดตอย่างสม่ำเสมอ ไม่ว่าคุณจะอัปเดตงานผ่านทางกลุ่มแชท หรือในเอกสารที่แชร์ระหว่างทีม การบันทึกรายละเอียดของสิ่งที่ทำเสร็จเรียบร้อยแล้วก็เป็นอีกวิธีดีๆ ที่จะทำให้ทีมไม่พลาดความคืบหน้าล่าสุดและสามารถติดตามงานต่างๆ ที่แต่ละคนได้รับมอบหมายได้ นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างเว็บไซต์ภายในของทีมเพื่อรวบรวมข้อมูลและทรัพยากรที่สำคัญเข้าไว้ในฮับศูนย์กลางสำหรับทีมของคุณ หรือแชร์ข้อมูลกับองค์กรของคุณในวงกว้างมากขึ้นได้

6.  รักษามารยาทที่ดีในการทำงาน ถึงแม้ว่าทีมของคุณจะไม่ได้ทำงานอยู่ที่สำนักงานก็ไม่ได้หมายความว่าพวกเขาจะว่างอยู่ตลอดเวลา ฉะนั้น ก่อนที่จะจัดตารางการประชุมควรตรวจสอบปฏิทินของคนอื่นก่อนเพื่อหาเวลาที่ทุกคนว่างตรงกัน และเมื่อจำเป็นต้องติดต่อกันผ่านการแชทให้ถามอีกฝ่ายก่อนว่าสะดวกที่จะคุยหรือไม่ นอกจากนี้คุณยังสามารถแจ้งให้เพื่อนร่วมงานของคุณทราบล่วงหน้าถึงความพร้อมของคุณด้วยการตั้งค่าเวลาทำงานใน Google Calendar ด้วยวิธีนี้สมาชิกในทีมจะได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับเวลาการทำงานของคุณหากพวกเขาพยายามนัดประชุมนอกเวลาทำงาน

ทำงานให้เสร็จด้วย Wi-Fi ที่บ้าน

บางครั้งการทำงานที่บ้านคุณอาจจะต้องใช้พื้นที่และอินเทอร์เน็ตร่วมกับคนอื่นๆ ในบ้าน เรามีเคล็ดลับมาฝาก

7. อย่าใช้เวลาทั้งวันไปกับวิดีโอ มีเครื่องมือมากมายสำหรับการติดต่อกับทีมของคุณ ไม่ว่าจะเป็นห้องแชท เอกสารที่แชร์ การสำรวจสั้นๆ หรือการประชุมทางโทรศัพท์ จงเลือกสิ่งที่คิดว่าดีและเหมาะสมที่สุด โดยเฉพาะถ้าคุณต้องแชร์อินเทอร์เน็ตกับคนอื่นๆ

8. เลือกการตั้งค่าที่เหมาะสมสำหรับคุณ คุณอาจลองการตั้งค่าที่แตกต่างกันสัก 2-3 แบบ เพื่อให้ได้วิธีที่ดีที่สุดที่จะช่วยให้คุณจดจ่อกับสิ่งที่คุณทำและไม่เบี่ยงเบนความสนใจจากคนอื่น นี่คือ 6 เคล็ดลับที่จะช่วยให้การวิดีโอคอลมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งรวมถึงวิธีเปิดคำบรรยายสดเพื่อให้คุณสามารถอ่านบทสนทนาระหว่างการประชุมได้แบบเรียลไทม์

นี่เป็นเพียงส่วนหนึ่งของคำแนะนำในการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพจากทีมงาน G Suite เท่านั้น คุณสามารถดูคำแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงานจากบ้านได้จากวิดีโอเหล่านี้ และบทความล่าสุดเกี่ยวกับเคล็ดลับการทำงานทางไกลในหน้าศูนย์การเรียนรู้ของเรา

Smita Hashim

ผู้อำนวยการฝ่ายบริหารผลิตภัณฑ์ Hangouts Meet, Google Voice และ Google Calendar

8 tips for getting it done when working from home

With many businesses considering how best to keep teams connected when not everyone can be in the same location, we’ve been asked by a number of our customers for recommendations for staying productive and on task. Here are some best practices for fostering collaboration when your teams find themselves working remotely.

Set up your team for remote work

Make sure your team has the right tools and processes set up before you transition from working at the office to working from home. Once they’re set up, here are a few extra steps you can take in advance: 

1. Create a team alias to easily stay in touch. An email list that includes all your team members lets you quickly share information, and a chat room can be used for faster-moving discussions.

2. Check sharing permissions on important documents so collaborators can edit and comment as needed. You might even consider creating a shared drive where your team can store, search, and access files from any device.

3. Schedule meetings now so you can stay in contact later. Set up calendar invites, create an agenda ahead of time, and attach relevant docs to the invite. It’s also a good idea to make sure everyone is familiar with video conferencing.

Keep your team connected and organized each day

Now that your team is set up and everyone’s ready to work from home, it’s important to keep everyone on the same page. Now that your team is set up and ready to work from home, here are some ways to keep everyone on the same page.

4. Hold daily meetings to stay connected with your co-workers. Working at home can be isolating for some, and video conferencing is a great way to keep people engaged. Try to be visible on camera when appropriate, present relevant content, and ask questions to spark conversations. When time zones prevent everyone from joining a meeting, record it—after making sure that participants feel comfortable being recorded!

5. Share goals and updates regularly. Whether it’s through a chat group or in a shared document that everyone updates, a record of what’s being accomplished is a great way to feel connected, keep everyone up to date, and follow-up on action items. You can also set up an internal site to consolidate important information and resources into a central hub for your team, or to share information with your organization more broadly.

6. Continue to practice good workplace etiquette. Just because your team isn’t at the office doesn’t mean they’re not busy. Check calendars before scheduling meetings, and when you reach out via chat, start by asking if it’s a good time to talk. You can also proactively inform your co-workers of your own availability by setting up working hours in Calendar. That way, if a team member tries to schedule a meeting with you outside of your working hours, they’ll receive a warning notification.

Getting your work done on the Wi-Fi at home

Sharing space—and an internet connection—at home means you might need to be mindful of the needs of others in your household. Here are a few tips.

7. Don’t spend all day on video. There are many tools at your disposal for staying in touch with your team, whether it's a chat room, a shared document, a short survey, or a quick conference call. Pick what works best—especially if you’re sharing an internet connection.

8. Find the right set-up for you. You might need to try a few different configurations before you discover how to stay focused and not distract others. Here are six tips for better video calls including how to turn on live captioning so you can read a transcript of the meeting in real time.

These are just a few of the ways the G Suite team is thinking about staying focused and collaborative. For more information, watch these videos with tips on working from home, and check out the latest updates in our Learning Center article on tips for working remotely.

Smita Hashim

Director, Product Management, Hangouts Meet, Voice & Calendar